The Wall Street Journal

Me da un poco de nostalgia pensar en los años que compartí con Microsoft MSFT +0.71% Office. Después de todo, Word, Excel y PowerPoint estuvieron a mi lado desde mi composición sobre California en la escuela, pasando por mi ensayo sobre mi madre de ingreso a la universidad, hasta los cientos de artículos y presentaciones en los que he trabajado en mi carrera como periodista.

Aunque gasto unos cuantos cientos de dólares en actualizar Office de vez en cuando, me doy cuenta de que gasto más tiempo en sus rivales gratuitos, principalmente Docs, Sheets y Slides de Google, GOOGL +0.39% así como iWork Suite, Pages, Numbers y Keynote de Apple. Aunque comienzo a escribir mi columna semanal en Microsoft Word, la copio y pego a Google Docs para nuestro proceso de edición.

Muchos de los 1.100 millones de personas que usan Microsoft Office no tienen opción. Viven en pequeñas celdas de Excel y juegos de diapositivas de PowerPoint porque es lo que ordenó el departamento de sistemas. Pero si acaba de comprar una computadora nueva o necesita actualizar su software de productividad, es hora de hacerse una de las preguntas tecnológicas más difíciles: ¿Realmente necesito comprar el Microsoft Office?

La mayoría de las funciones del Office se pueden encontrar en competidores gratuitos, todos los cuales pueden abrir y editar documentos de Office. Estos rivales brindan una mejor funcionalidad en la web y colaboración en línea. Pero la suscripción al Office 365 de Microsoft ahora incluye ventajas que facilitan racionalizar la experiencia. A continuación, una mirada a lo que tienen para ofrecer el Microsoft Office 365 y sus dos rivales.

Microsoft Office 365

Los días de comprar el software del Office en cajas quedaron en el pasado. Como Adobe ADBE +1.41% y Salesforce, Microsoft adoptó el modelo de suscripción, apostando a que los consumidores pagarán sumas menores durante períodos más largos a cambio de funciones y servicios que se renuevan constantemente a través de Internet.

Por eso, casi hace falta una hoja de cálculo para entender los precios del Office 365. Se pagan US$7 al mes por el derecho de instalarlo en una computadora y tener acceso desde un iPad y otros aparatos móviles. Por US$10, se puede usar en hasta cinco computadoras. Además del software, el precio incluye un terabyte de almacenamiento en la nube por cuenta de Office 365.

Y sigue siendo el referente de productividad. Comparado con las ofertas de Google y Apple, Microsoft tiene las funciones más contundentes, desde los macros Excel a trucos para fusionar emails con Word. Es reconfortante saber dónde están las cosas y que si sueño con una función de Office, probablemente la encuentre. Pero no uso siquiera un tercio de las funciones en los programas. Recientemente descubrí eso cuando probé las versiones gratuitas limitadas de Office, de las cuales quizás usted no haya oído hablar.

Luego de crear una cuenta con la empresa, se pueden crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y hasta incluye 15 GB de almacenamiento gratuito.

Las versiones web carecen de ciertas funciones. Usted no puede crear una caja de texto en Word o tablas en 3-D en Excel, por ejemplo. Pero se sienten como los programas clásicos y tienen un mejor desempeño a la hora de guardar archivos en línea y colaborar con colegas.

Docs, Sheets y Slides de Google

A diferencia de Microsoft y Apple, Google no ofrece versiones de escritorio de sus aplicaciones Docs, Sheets y Slides (Documentos, Hojas de cálculo y Diapositivas). Para bien o para mal, todo sucede dentro del navegador web. Hay que cargar un documento sólo para abrirlo. Esos documentos son almacenados de inmediato en su cuenta de almacenamiento en la nube GoogleDrive.

Google afirma que no le muestra avisos al usuario según el contenido de sus archivos, aunque el gigante de búsqueda sí los escanea en busca de virus y para suministrar funciones como búsqueda rápida.

De forma similar a Microsoft, Google ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito en la nube y es posible comprar más. Un terabyte cuesta US$10 al mes.

La mayoría de las funciones básicas están incluidas —incluso se pueden abrir y exportar archivos compatibles con Office— y si no están incluidos, se pueden compensar con extensiones de terceros. Por ejemplo, encontré extensiones de tesauro y fusión de emails. Sin embargo, Google no puede ofrecer los formatos y modelos que convirtieron a Microsoft en una leyenda. Y las interfaces simples en gris y negro de Google están comenzando a aburrir.

Pero Google merece reconocimiento por una mejor colaboración y la capacidad de editar documentos con facilidad en cualquier aparato, a través de la web o de aplicaciones gratuitas para Android y el sistema de Apple iOS. Google se enorgullece de la interacción que posibilita, y veo las ediciones y comentarios de mis colegas segundos después de compartir documentos. Incluso hay una función de mensajería instantánea, para poder conversar al respecto sin quitar la vista de la página.

El talón de Aquiles de Google es la parte sin conexión a Internet. Se puede configurar el acceso sin conexión en el navegador de Google, Chrome, e incluso crear documentos nuevos sin estar en línea, pero se pierden muchas herramientas que dependen de Internet, y quizás deba planear con anticipación y guardar documentos importantes en su espacio de 5 GB disponible sin conexión.

iWork de Apple

El iWork de Apple es el tercer mayor conjunto de programas para la oficina, y es gratis; bueno, gratis con la compra de computadoras Mac y de iPads. También hay versiones web del iCloud, la nube de Apple, que puede usar quien tenga una cuenta, pero aún están en la fase de prueba.

Los programas Pages, Numbers y Keynote son suficientes para lucirse con los documentos, y sus aplicaciones para web y escritorio son las más amigables para los usuarios. Para informes, currículos y otros proyectos, prefiero los modelos de Apple que los de Microsoft.

Aunque las versiones en línea se demoran un poco cargando documentos y carece de funciones obvias, su colaboración en línea es bastante buena ahora, pero Google sigue imponiéndose por ofrecer comentarios y el chat en tiempo real. El gigante fundado por Steve Jobs también se está poniendo al día en el almacenamiento en la nube. Su nuevo iCloud Drive será lanzado antes de fin de año.

¿Entonces?

Comprar el Office 365 implica obtener más funciones y herramientas de las que jamás imaginó, ¿pero cuántas usará realmente?

Las opciones gratuitas de Google, Apple e incluso Microsoft alcanzan, lo que significa que pagar sólo tiene sentido si también necesita almacenamiento en la web. En ese punto el Office 365 hace una contribución: no sólo usted y su familia obtienen un terabyte de almacenamiento en línea sino también todos los extras de Office. Si es sólo usted, sin embargo, un terabyte de Google le costará lo mismo.

Yo oscilo entre Google y Microsoft, pero cuando llegue el momento en que el almacenamiento en la nube sea gratuito para todos, ¿cómo racionalizará Microsoft el alto precio del Office? Siempre nos quedarán los buenos recuerdos.