17 de octubre de 2011

La Opinion

LOS ANGELES — ¿Quién no ha soñado alguna vez poder trabajar sin salir de casa? Hoy en día, gracias en parte al alcance del internet, no es un sueño imposible.

En particular, los emprendedores independientes encuentran mucho más económico y eficiente limpiar el cuarto de los invitados o la mesa de la cocina que ya nadie usa e instalar allí la oficina y centro de operaciones.

Muchas compañías también prefieren que sus empleados trabajen desde la casa porque de ese modo se ahorran los costos de electricidad, teléfono y alquiler de un lugar más grande.

Pero como todo, el trabajar desde casa tiene sus pros y sus contras. Entre los factores más importantes para hacer la transición están el poder organizarse y el separar el aspecto profesional del personal.

Mantener el orden en la oficina puede parecer complicado cuando llevas tu negocio a casa pero es esencial para asegurar el éxito del mismo. Gabriel Pineda, Gerente de Mercados Hispanos de Sage Simply Accounting, empresa de software de contabilidad ofrece los siguientes consejos:

La mejor y más efectiva forma de poner orden en tu oficina de casa es hacerlo en varios pasos. Esta división hará la tarea más manejable y los resultados de cada paso te motivarán a enfrentar el siguiente.

1. Empieza con tu área de trabajo. Cuanto más organizada esté tu área de trabajo, más eficiente serás. Mantener una mesa organizada te ahorrará tiempo y estrés a la hora de buscar esos papeles importantes que tu cliente necesita… para ayer. Esto también te ayudará a concentrarte en tu trabajo y no distraerte con el desorden.

2. Haz uso de la tecnología. Usar tecnología es una de las mejores maneras de organizarse porque ayuda a manejar de una forma mucho más efectiva la información, en un espacio mínimo. Considera invertir en:

• Programas de contabilidad que puedan ejecutar varias tareas, incluyendo control de inventario y facturación. Si te preocupa el costo, existe una amplia gama de opciones en el mercado que tienen un rendimiento excelente; algunos programas ofrecen descargas de prueba gratis y otros están disponibles en varios idiomas o incluso ofrecen versiones bilingües inglés-español. Prueba buscar en Google algún programa de contabilidad bilingüe inglés-español para tener algunas ideas.

• Programa de manejo de contactos de bajo costo que permita anotar fácilmente datos importantes sobre tus clientes para que puedas personalizar tu relación con ellos.

Quizá te interese considerar servicios gratis disponibles en internet. Muchos de estos servicios pueden ayudarte a ser más eficiente y ahorrarte tiempo en tareas como la facturación de clientes.

3. Separa los negocios de tu vida personal. Cuanto más los distingas, mejor y de ese modo, no sentirás que estás siempre "en el trabajo".

• Impuestos: mantén separados los registros financieros y los de tu negocio. Este debería tener su propia cuenta bancaria y las transacciones deben registrarse.

• Establece horas de trabajo y cumple ese horario. Si decides trabajar de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., asegúrate de seguir ese horario. No sólo tu cuerpo y mente te lo agradecerán, tu familia y amigos estarán encantados de poder pasar más tiempo contigo.

• Invierte en un calendario grande y rotuladores de color para apuntar fechas importantes y colócalo en un lugar visible. Estas incluirían fechas límite para impuestos federales, estatales, condales, locales y de ventas; eventos especiales; reuniones; fechas límite para pagar facturas y más. Si no eres una persona visual, considera poner todos los recordatorios urgentes en Microsoft Outlook.

4. Crea y utiliza una lista de tareas. Aunque suene trillado, el uso de listas de tareas es de gran ayuda. Una lista de tareas te ayuda a recordar lo que tienes que hacer y hace más fácil estar al día y motivado cuando puedes ver las prioridades delante de ti. Otra razón por la que las listas de tareas son útiles es la motivación que deriva al tachar tareas a medida que las terminas. Ver una lista creciente de tareas completadas es extremadamente satisfactorio.

5. Establece un tiempo límite para cada tarea. El tiempo es algo que no puedes recuperar. Puedes perder dinero y volver a ganarlo. Si pierdes tiempo, es para siempre. Piensa cuánto tiempo te va a llevar completar una tarea y escríbelo.

Intenta completar la tarea en ese tiempo. Si tardas más, no hay problema; lo que importa es que reconozcas esos tiempos límite para que poco a poco te familiarices con ellos, ganes experiencia y mejores a la hora de estimar el tiempo que te toma realizar algo. Esto también puede ser útil en otras áreas de tu vida.

Mantener el orden en la oficina puede parecer complicado cuando llevas tu negocio a casa pero es esencial para asegurar el éxito.